How do you manage your incoming email?

... from LinkedIn Q&A:

Question:
"I am writing an article on how to manage your email inbox. What are your top 10 methods for keeping order in your incoming email? Or do you know of existing writeups on this topic? "

My answer:
It's quite simple: I use David Allens GTD process to make executive decision based on each incomming mail.
Furthermore I manually handle all mail in projectfolders based on wether it is an ongoing project, an information item or a future item.

GTD (from http://en.wikipedia.org/wiki/Gtd#How_Does_GTD_Work.3F):

"When you process your inbox, follow a strict workflow:

Start at the top.
Deal with one item at a time.
Never put anything back into 'in'.

If an item requires action:
-Do it (if it takes less than two minutes), OR
-Delegate it, OR
-Defer it.

If an item does not require action:
-File it for reference, OR
-Throw it away, OR
-Incubate it for possible action later.

If it would take less than 2 minutes to do something, just do it immediately. Two minutes is a guideline, roughly the time it would take to defer the action formally."

I used to play around with different rules and flags i Outlook earlier, but my experience is that manually handling each email as any other incomming message which has to be decided on is just as or more efficient than having some other rule do it for you.

And, cleraring you inbox to zero this way is, seriously, no problem. Sort by subject and from and decide what to do on each matter. (Also see: http://www.davidco.com/blogs/kelly/archives/2007/11/digging_out_fro.html)

Få det gjort, get things done eller GTD

En gang i juni, tror jeg det var, kjöpte jeg boken "Få det gjort" av David Allen. Det var, er, en ganske tam tittel, men en tittel som appelerte til meg der og da. Jeg hadde alltid for mye å gjöre på jobben, jobbet alltid sent og kom veldig sjeldent hjem med fölelsen av at jeg hadde utfört det som var viktigst for meg og for selskapet under min tid på kontoret. Nå er det faktisk slik at det er veldig mye på mitt jobb som behöver min spesialkompetanse, men det er en annen historie.

For meg har det värt starten på noe ... helt nytt. Min opprinnelige tanke var noe i stil med at det ikke kan väre bare jeg som har disse problemer eller utfordringer hver eneste dag. Mitt mål med dagen er alltid å forsöke å ha mindre å gjöre når jeg drar fra en når jeg kom til jobben. - Halvparten av tiden når jeg ikke mitt mål.

Det tok meg noen dager å lese gjennom den og å forstå de viktigste prinsippene, men jeg holder fortsatt på å implementere det i min jobb og på fritiden.

Grunnprinsippet er veldig enkelt:
1. Du skal ha noen innbokser der du samler ting du skal gjöre.
2. Du må ha en prosess for å håntere disse tingene en og en på en effektiv måte
3. Du må kunne bryte ned hva du skal gjöre tll neste inkrementelle oppgave (ring Gunnar, ta med boken på jobben, skriv mai etc) og
4. Du må ha et system for å sortere og lagre disse oppgavene slik at du kan hente dem frem igjen når du trenger dem.

Det var poenger som appelerte til meg ettersom det så ut til å ha en holistisk tilnärming til oppgaver i hverdagslivet. Eller:Skal du först begynne å strukturere hva du skal gjöre og når, kan du like gjerne gjöre det for både jobb og fritid. Siden fant jeg ut at det var ikke bare jeg som hadde skjönt og lest dette. "Få det gjort" heter "get things done" på engelsk eller forkortet til "GTD". Akkurat den boken til David Allen står som en av de, om ikke den, mest solgte boken om personlig produktivitet i verden. Noen ganger skal man ha litt flaks når man handler.

Sjekk:
- www.davidco.com
- www.43folders.com
- www.lifehack,com
- ideamatt.blogspot.com

Google reader

OK. På tide å skrive noen ord om dette produktet.

- Jeg bruker det hele tiden.

Google Reader er selvsagt ikke noe mer annerledes enn en vanlig RSS feedreader, med ett unntak: Den ligger på weben. Dermed kan jeg bruke den hjemme, på jobben, på min telefon, hos en venn, når jeg luffer i Ukraina etc.

Gjennom å bruke Google Reader lösriver jeg meg totalt fra redaksjoner og blir i stand til å skape mitt eget bilde av virkeligheten. - Jeg kan selv velge hvilke stemmer jeg vil höre på og når jeg vil gjöre det.

Så hva kan jeg lese gjennom denne readern, egentlig?
Svaret er: Nesten alt.

Alt som har en RSS feed. Og det de fleste mer eller mindre seriöse siter har nå for tiden. Jeg har for eksempel flere personlige blogger, en og annen persons nypplagte bilder på flickr, BBC Europe, DI.SE, flere interessante blogger/forum for saker som jeg er interressert i og de mest sette videoer på Youtube. Tidligere hadde jeg også riksdekkende nyheter som Aftenposten, SVD og Dagbladet, men det gikk ganske fort opp for meg at

1. I mange av avisene kommer de samme historiene opp igjen bare skrevet av ulike jounalister og
2. Agurknytt (Britney Spears er mer ond enn Darth Vader) behöver jeg ikke samt
3. Store landsdekkende nyheter får jeg med meg uamsett gjennom löpseddler, fulsurf og bare almenne diskusjoner med mennesker.

Så om du selv föler at bruker litt for mye tid på fordöje nyheter på weben kan jeg virkelig anbefale dette produktet. Etter at du har plöjd gjennom 100 artiklelingresser og lest 4-5 stykker som virkelig interesserer deg vill du höyst sannsynligvis ikke ha behov for å stikke innom www.vg.no för du stenger ned for kvelden.

Japps: It's good!

Pröv det en uke så skjönner du.